W związku z wejściem w życie nowych przepisów ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego przewidywany jest szereg zmian, w tym m.in. rozpoczęcie procesu informatyzacji rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z treścią uzasadnienia do ustawy (druk nr 2620) wdrożony zostanie system teleinformatyczny, umiejscowiony centralnie, gromadzący dane z urzędów stanu cywilnego. Niewątpliwie odstąpienie od papierowej rejestracji aktów stanu cywilnego przyczyni się do usprawnienia obiegu dokumentów papierowych, a także ułatwi dostęp obywateli i obywatelek do aktów stanu cywilnego poprzez brak konieczności występowania o papierowy odpis aktu stanu cywilnego jedynie w miejscu gdzie akt jest przechowywany. Dodatkowo możliwe będzie uzyskiwanie aktów w postaci elektronicznej. Zatem z uwagi na powyższe, docelowo wszystkie zdarzenia z zakresu stanu cywilnego będą ewidencjonowane wyłącznie w rejestrze stanu cywilnego, prowadzonym przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w dedykowanym systemie teleinformatycznym.

Zgodnie z treścią art. 5 w/w ustawy dostęp do rejestru stanu cywilnego mają minister właściwy do spraw wewnętrznych, kierownik urzędu stanu cywilnego, zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego oraz, w zakresie sprawowanego nadzoru - wojewoda. Ponadto art. 10 ustawy stanowi, że upoważnić pisemnie pracownika urzędu stanu cywilnego do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego i innych dokumentów może zarówno kierownik urzędu stanu cywilnego, jak i wójt (burmistrz oraz prezydent).

W związku z powyższym informatyzacja rejestracji stanu cywilnego spowoduje, że wskazane podmioty będą miały dostęp do aktów zbiorowych rejestracji stanu cywilnego sporządzonych w formie elektronicznej właściwie w nieograniczonym zakresie.

Moje wątpliwości budzi fakt, że poszczególne zapisy w/w ustawy nie regulują sposobu zapewnienia ochrony danym zgromadzonym w rejestrze przed nieuprawnionym dostępem ze strony osób upoważnionych do wglądu, zatem przed nadużyciem tego upoważnienia. Dotyczy to sytuacji, gdy nie zachodzi konieczność wglądu do danych znajdujących się w systemie, a dany urzędnik takiego wglądu dokonuje. Co prawda ustawa przewiduje zabezpieczenie aktów zbiorowych, bowiem zgodnie z treścią art. 27 ustawy „Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zabezpiecza się przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz przed nieuprawnionym dostępem do nich osób trzecich”, jednak przepisu tego nie sposób odnieść do przytoczonej sytuacji, bowiem dotyczy on zabezpieczenia dokumentów przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.

Określenie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz m.in. zabezpieczanie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego zostało przewidziane w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. Te zapisy również nie wydają się gwarantować ochrony przed nadużywaniem uprawnień do wglądu w dokumenty przez osoby upoważnione.

Rozstrzygnięcie powyższych wątpliwości jest szczególnie istotne w świetle zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych osób transpłciowych. Na gruncie istniejących przepisów zmiany płci metrykalnej dokonuje się w postępowaniu o ustalenie stosunku prawnego na podstawie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego, co stanowi podstawę dokonania wzmianki dodatkowej w akcie urodzenia. Osoba zainteresowana udając się do Urzędu Stanu Cywilnego [dalej: „USC”] celem uzyskania skróconego odpisu aktu urodzenia jest narażona na niepotrzebne ujawnienie jej danych osobowych urzędnikowi, na skutek posiadania przez niego w elektronicznym rejestrze jednocześnie wygenerowanego odpisu zupełnego aktu urodzenia. W konsekwencji urzędnik w każdym USC (oraz inne osoby posiadające dostęp do rejestru stanu cywilnego zgodnie z art. 5 ustawy) będzie miał dostęp do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego każdego obywatela/ obywatelki. Odnosząc problematykę wskazanego nieograniczonego dostępu urzędników do danych zgromadzonych w rejestrze, należy podkreślić, że w przypadku osób transpłciowych urzędnik będzie miał wgląd nie tylko do zmienionych na podstawie prawomocnego wyroku danych osobowych osoby transpłciowej, ale również do danych widniejących w akcie urodzenia jeszcze przed metrykalną zmianą płci.

W niniejszej sprawie istotne wydaje się ponadto podkreślenie konieczności zachowania przez urzędników USC dyskrecji w stosunku do informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Zgodnie z treścią art. 8 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, „w zakresie nieuregulowanym w ustawie do osób zatrudnionych na stanowiskach kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego oraz do naboru na te stanowiska stosuje się przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych”. Pracownik samorządowy jest zobowiązany na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy o Pracownikach samorządowych do zachowania tajemnicy ustawowo chronionej. Zatem wskazany przepis nie stanowi samodzielnej podstawy dla kształtowania obowiązku zachowania poufności przez urzędników, bowiem odsyła w tym zakresie do innych ustaw. Pracownik samorządowy jest więc zobowiązany zachować informacje w tajemnicy w takim zakresie, w jakim przepis szczególny tak stanowi.

W związku z powyższym zwracam się z prośbą o udzielenie wyjaśnień i odpowiedzi na poniższe pytania:

1) Czy w związku z wprowadzonymi zmianami w przepisach ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego zostały przewidziane sposoby ewidencjonowania odwiedzin rejestru stanu cywilnego przez urzędników USC i inne osoby posiadające dostęp do rejestru stanu cywilnego?

2) Czy w przypadku dostępu osób uprawnionych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego do danych osobowych ujawnionych w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego zostały przewidziane szczególne obostrzenia dotyczące zachowania poufności danych w nim zawartych?

Jeśli nie, to mając na względzie interes osób transpłciowych zasadne byłoby wprowadzenie systemu ewidencji (monitoringu) odwiedzin elektronicznego rejestru stanu cywilnego przez urzędników w celu kontroli zasadności dokonywania przez nich takich odwiedzin. Podobne rozwiązanie zostało przewidziane odnośnie wglądu np. notariuszy czy komorników sądowych do rejestru ksiąg wieczystych poprzez monitorowanie aktywności podmiotów i zapisywanie danych dotyczących tej aktywności w systemie informatycznym (art. 36⁴ ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece w powiązaniu z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych), co w sposób efektywny ogranicza ilość niepożądanego dostępu do danych ujawnionych w rejestrze.

Z poważaniem,

Anna Grodzka

Posłanka na Sejm RP