Szanowna Pani Marszałek

Odpowiadając z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów na przesłaną przy piśmie z dnia 10 września 2015 r. interpelację (znak: K7INT34439) pani poseł Barbary Bartuś w sprawie pogarszających się warunków pracy pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w oparciu o informacje uzyskane od Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wyjaśniam.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest państwową jednostką organizacyjną posiadającą osobowość prawną, powołaną do realizacji zadań z zakresu systemu ubezpieczeń społecznych. Liczba zadań realizowanych przez pracowników ZUS, często w rekordowym tempie, wynika w dużej mierze z nowych zadań nakładanych na Zakład przez ustawodawcę. Jak wskazuje Prezes ZUS, częste zmiany legislacyjne (po wdrożeniu reformy z 1999 r. ok. 500) powodują, że pracownicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, poza bieżącymi zadaniami, realizują ciągle dodatkowe zadania w trybie akcyjnym, których wykonanie jest obwarowane terminem ustawowym. Podkreśla również, że każda zmiana legislacyjna wymaga nie tylko czasu na przygotowanie narzędzi informatycznych, ale również czasu na opracowanie szczegółowych wytycznych merytorycznych i materiałów szkoleniowych, jak również czasu na przyswojenie nowej wiedzy przez pracowników. Szczególnym problemem, zdaniem Prezesa ZUS, jest wprowadzanie przepisów z krótkim vacatio legis co powoduje, że czas dany Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych na odpowiednie przygotowanie pracowników do realizacji nowych zadań jest na tyle krótki, że wymaga od pracowników dużego wysiłku i poświęcenia, aby rozpocząć obsługę spraw klientów w założonym przez ustawodawcę terminie, przy jednoczesnej realizacji bieżącej obsługi.

Prezes ZUS dowodzi, że w kwestii obciążenia pracą nie można mówić o braku działania pracodawcy w tym zakresie, ponieważ pracodawca dokonuje pomiaru obciążenia pracą pracowników ZUS poprzez pomiar wydajności pracy, metodą produktową, dokonywany w ramach oceny pracy Oddziałów. Wskazuje przy tym, że obciążenie pracą jest wynikiem zmian legislacyjnych, w konsekwencji czego w krótkim okresie czasu – od ogłoszenia zmiany przepisów – następuje masowy wpływ wniosków klientów ZUS. Na załatwienie tych wniosków, niezależnie jak duża jest to liczba, ZUS ma wyznaczone terminy ustawowe, których jest zobowiązany dotrzymać i wykonać nałożone zadania.

Mając powyższe na uwadze, pomimo spadku w czasie ostatnich dwóch lat ogólnego poziomu zatrudnienia w Zakładzie o ok. 190 etatów, to w komórkach merytorycznych zatrudnienie nie uległo zmniejszeniu, a nawet wzrosło o ok. 70 etatów.

Odnosząc się do kwestii „niesprawdzających się” zmian organizacyjnych, Prezes ZUS wskazał, że nie podziela tej opinii. Jednocześnie wyjaśnił, że tworzenie wyspecjalizowanych Centrów Usług Wspólnych umożliwia standaryzację procesów i zwiększenie efektywności ich realizacji oraz podnoszenie i lepsze wykorzystanie kompetencji pracowników.

Centra to sposób na kumulację jednorodnych zadań w konkretnych lokalizacjach, zapewniające stabilne warunki pracy.

Wdrażając nowoczesne technologie (Platforma Usług Elektronicznych - PUE), pozostawia się klientom możliwość wyboru sposobu kontaktu z ZUS. Zapewniony jest dostęp do placówek zlokalizowanych na terenie całego kraju (są w każdym powiecie). W 2014 r. w placówkach ZUS obsłużono ponad 21 mln klientów, w tym: ponad 5 mln płatników składek, ok. 2,5 mln ubezpieczonych, ponad 12 mln świadczeniobiorców. PUE to wyjście naprzeciw klientom, którzy chcą korzystać z usług bez wychodzenia z domu.

Odpowiadając na zarzut mobbingu Prezes ZUS wyjaśnia, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych zatrudnia ponad 46 tys. pracowników w 326 placówkach, mających swoje siedziby na terenie całego kraju, zarządzanych przez kadrę kierowniczą różnego szczebla. W przypadkach uzyskania informacji o nieprawidłowościach, pracodawca podejmuje natychmiastowe działania, mające na celu wyjaśnienie sprawy oraz doprowadzenie do usunięcia nieprawidłowości.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako pracodawca stosuje m.in. następujące działania, mające na celu przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu:

• Informowanie pracowników o obowiązujących przepisach prawa, w tym o uprawnieniach pracowników w razie stwierdzenia mobbingu lub dyskryminacji w zatrudnieniu, poprzez zamieszczenie zestawienia przepisów Kodeksu pracy, dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w załączniku do Regulaminu pracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z którym zapoznaje się każdy nowo zatrudniony pracownik. Pracownicy składają pisemne oświadczenia potwierdzające zapoznanie się z Regulaminem pracy.
• Promowanie wśród pracowników właściwych zachowań w miejscu pracy – m.in. poprzez zapoznawanie wszystkich nowo przyjętych pracowników z Kodeksem postępowania pracowników ZUS.
• Zawarcie w Regulaminie pracy, w katalogu podstawowych obowiązków pracowniczych, właściwego zachowania wobec przełożonych, współpracowników oraz klientów wewnętrznych i zewnętrznych.
• Szkolenie pracowników z zakresu przeciwdziałania mobbingowi w miejscu pracy i kształtowania właściwych relacji zawodowych. W roku bieżącym zostało udostępnione pracownikom Zakładu szkolenie e-learningowe „Przeciwdziałanie mobbingowi w pracy”.

Odnosząc się do kwestii systemu oceny pracy oddziałów Prezes ZUS informuje, że funkcjonuje on w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych od 2010 roku w zakresie realizacji zadań statutowych. System ten jest jednym z narzędzi kontroli zarządczej, do prowadzenia której jednostki finansów publicznych, w tym ZUS, zobowiązane zostały począwszy od 2010 r. przepisami ustawy o finansach publicznych. Przepisy te nałożyły na kierowników jednostek publicznych obowiązek zapewnienia jakości zarządzania, ukierunkowanego na rezultaty poprzez wprowadzenie pojęcia kontroli zarządczej. Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. System oceny pracy oddziałów ZUS obejmuje takie obszary działania Zakładu jak: obsługę klientów, prowadzenie kont płatników składek i ubezpieczonych, zasiłki, emerytury i renty, orzecznictwo lekarskie, kontrolę płatników składek. Każdy obszar oceniany jest w trzech płaszczyznach: sprawności, jakości i efektywności wykorzystania zasobów.

Wprowadzone w 2014 roku zmiany w systemie oceny pracy oddziałów są w dużej mierze odpowiedzią na wnioski organizacji związkowych w sprawie modyfikacji systemu. Standardy ustalone zostały na poziomie gwarantującym ich osiągnięcie przez zdecydowaną większość oddziałów.

Prezes ZUS tłumaczy, że system oceny pracy oddziałów, to system wspomagający dyrektorów oddziałów w zarządzaniu podległą jednostką. Nie jest on systemem oceny kadry kierowniczej niższego szczebla i zdecydowanie nie jest systemem oceny pracowników.

W opinii Prezesa ZUS nie można zgodzić się z twierdzeniem, że główną przeszkodą w sprawnej obsłudze klientów jest zarządzanie procesowe. Podejście procesowe, wdrażane w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych ma na celu optymalizację i standaryzację czynności wykonywanych przez pracowników ZUS. Zasady i procedury są niczym innym, jak uporządkowanym opisem pracy wykonywanej przez pracowników. Opis procesów pozwala na ustandaryzowanie sposobu działania we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Każdy pracownik ZUS jest uczestnikiem kilku procesów, a jego działania i czynności znajdują odzwierciedlenie w opisanych procedurach. Zdaniem Prezesa ZUS, nie ma żadnego uzasadnienia do oczekiwania, aby każdy pracownik czytał i posiadał wiedzę o zapisach we wszystkich obowiązujących w ZUS procedurach. Pracownik powinien znać i stosować procedury regulujące tylko zadania przez niego wykonywane.

Z poważaniem