Szanowna Pani Marszałek! W odpowiedzi na pismo z dnia 26 kwietnia br., znak: SPS-023-18239/13, przy którym została przekazana interpelacja posła Łukasza Krupy w sprawie postępowania ZUS wobec osób właścicieli podmiotów gospodarczych zalegających ze składkami ubezpieczeniowymi, po zapoznaniu się ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w tej sprawie przedstawiam, co następuje.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest obowiązany do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek w trybie i na zasadach określonych w art. 217-219 Kodeksu postępowania administracyjnego, w powiązaniu z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zaświadczenie musi więc być wydane bezzwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od wpływu wniosku płatnika składek. W praktyce zaświadczenia są wydawane przez terenowe jednostki organizacyjne zakładu ˝od ręki˝, bezpośrednio składającemu wniosek bądź też są do odebrania w dniu wskazanym przez płatnika na wniosku (mogą także zostać wysłane pocztą, o ile płatnik składek złoży taką dyspozycję we wniosku). Zaświadczenia są jednak wydawane tylko w przypadku, gdy stan rozliczeń konta płatnika składek nie wykazuje zaległości i odpowiadają stanowi wiedzy zakładu o braku zaległości na koncie na dzień ich wydania. Potwierdzony w zaświadczeniu stan rozliczeń ustalany jest na podstawie zidentyfikowanych i zaewidencjonowanych na koncie płatnika składek danych z przekazanych dokumentów rozliczeniowych (tj. złożonych przez płatnika oświadczeń co do istnienia określonego stanu faktycznego), a także dokonanych i zidentyfikowanych z kontem płatnika wpłat.
Zaświadczenie potwierdza więc brak zaległości na koncie płatnika na dzień jego wydania, a stan ten może ulec zmianie w sytuacji, gdy zajdą okoliczności wynikające z czynności podjętych przez płatnika składek (np. poprzez złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących za okres rozliczeniowy poprzedzający datę wystawienia zaświadczenia w związku np. ze zmianą wysokości podstawy wymiaru składek czy też ze zmianą zakresu podlegania ubezpieczeniom) lub przez zakład (np. na tle przeprowadzonej kontroli lub przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego czy prawomocnych decyzji). W takim przypadku stan zaewidencjonowanych danych ulega zmianie w stosunku do stanu na dzień, na który wydano zaświadczenie, a tym samym występuje uzasadniona różnica pomiędzy treścią wydanego uprzednio zaświadczenia a aktualnym stanem rozliczeń na koncie płatnika składek, co jest wynikiem zmiany danych na podstawie korekt, które wpłynęły po dniu wydania zaświadczenia, a dotyczyły okresu sprzed dnia jego wydania. Dlatego też w wydawanych przez zakład zaświadczeniach podawany jest zawsze dzień, na który potwierdzony został stan rozliczeń.
Z § 21 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 78, poz. 465, z późn. zm.), faktycznie wynika, iż postępowanie wyjaśniające jest wszczynane przez zakład, jeżeli wystąpiły różnice pomiędzy kwotami składek wykazanymi w przekazanej za dany miesiąc przez płatnika deklaracji rozliczeniowej o najwyższym identyfikatorze a kwotami wyliczonych składek w wewnętrznym dokumencie rozliczeniowym, łącznie na kwotę powyżej 2 zł. Przepis ten ma jednak na celu racjonalizację podejmowanych przez zakład postępowań wyjaśniających nieprawidłowości w dokumentach ubezpieczeniowych, w tym w imiennych raportach miesięcznych, z których dane są ewidencjonowane na kontach ubezpieczonych.
Przy wydawaniu zaświadczeń o niezaleganiu stan rozliczeń jest natomiast ustalany na podstawie kwot wynikających z deklaracji rozliczeniowych złożonych przez płatnika lub deklaracji skorygowanych z urzędu przez zakład, o których płatnik jest informowany, bądź też na podstawie prawomocnych decyzji o zadłużeniu.
Dlatego też rozbieżności pomiędzy deklaracją rozliczeniową a wewnętrznym dokumentem rozliczeniowych nie mają wpływu na stan rozliczeń konta płatnika składek, jeżeli łącznie nie przekraczają 2 zł. Samo wystąpienie takiej rozbieżności nie ograniczy więc możliwości otrzymania przez płatnika zaświadczenia o niezaleganiu. Zakończenie natomiast postępowania wyjaśniającego może skutkować złożeniem dokumentów rozliczeniowych korygujących, co będzie miało wpływ na bieżąco ustalany stan rozliczeń.
Biorąc natomiast pod uwagę, że płatnicy składek mają obowiązek comiesięcznego terminowego opłacania należnych składek, stan rozliczeń na koncie płatnika może ulec zmianie wraz z upływem terminu płatności składek za kolejny miesiąc.
Równocześnie obowiązujące przepisy, w tym także ustawy Prawo zamówień publicznych, nie przewidują możliwości wydania zaświadczenia, gdy płatnik składek posiada jakiekolwiek zadłużenie z tytułu składek. Odrębną sprawą jest z kolei okres, w jakim jest ważne zaświadczenie przedłożone przez płatnika składek, i w tym zakresie regulacje prawne wykraczają poza obszar ubezpieczeń społecznych i zakres właściwości ministra pracy i polityki społecznej.
Z poważaniem
Podsekretarz stanu
Marek Bucior
Warszawa, dnia 26 czerwca 2013 r.